Konferencja branżowa to wydarzenie, które może dostarczyć zarówno wystawcom, jak i gościom, wielu profitów. Zaczynając od praktycznej wiedzy, poprzez wymianę doświadczeń, aż po pozyskanie nowych kontaktów i potencjalnych Klientów. Jeśli jako firma planujecie pojawić się na jakimkolwiek wydarzeniu biznesowym, warto się do niego odpowiednio przygotować. Sprawdzimy więc dziś, o czym musicie pamiętać, aby wynieść z konferencji branżowej nie tylko wspomnienia! 

Od czego należy zacząć?

Jeśli wybraliście już eventy, w których chcecie wziąć udział, na początek zapoznajcie się ze specyfiką wydarzenia. Przejrzyjcie relacje z poprzednich edycji, sprawdźcie oficjalne profile na social mediach, a nawet poczytajcie artykuły, które zostały opublikowane po wybranym wydarzeniu. 

To pozwoli na zorientowanie się kim są Uczestnicy, na jakie aspekty organizacyjne zwrócić uwagę czy po prostu poczuć klimat wydarzenia.

Jak przygotować stoisko, aby przyciągało uwagę Uczestników?

Decydując się na prezentację firmy na stoisku podczas konferencji branżowej, powinniście zadbać o to, aby już pierwsze spojrzenie wzbudzało ciekawość i zainteresowanie. W zależności od tego, jakie wymiary ma przydzielona Wam przestrzeń, dostosujcie do niej wyposażenie, wykorzystując elementy modułowe, ścianki czy rollupy. Pamiętajcie o dobrym oświetleniu i przygotowaniu sprzętu audio-video. Kilka najważniejszych punktów:

• Nie bójcie się postawić na nietuzinkowy model czy nietypowe gadżety. Jesteście tam po to, by przyciągnąć uczestników.
• Miejcie wizytówki zawsze pod ręką. To ważne, aby były spójne z Waszą marką.
• Jeśli jesteście firmą produkcyjną, niech na stoisku pojawią się produkty!
• Jeżeli tworzycie aplikacje, umożliwcie Uczestnikowi przetestowanie jej podczas eventu.
• Jeśli świadczycie usługi, zaproponujcie szybkie konsultacje. Tutaj można przygotować krótką ankietę, którą przekażecie odwiedzającym i na jej podstawie będziecie mogli poznać najistotniejsze zagadnienia do przeprowadzenia szybkiego audytu.
• Ustalcie harmonogram obsługi stanowiska, tak, aby przez większość czasu były obecne min. 2 osoby. Najlepiej w konfiguracji „zagadywacz”, na przykład handlowiec + specjalista, który wesprze go merytorycznie w razie trudnych pytań.
• Zabierzcie ze sobą katalogi i broszury, dla tych, którzy poza tym co usłyszą i zobaczą, zechcą „zabrać Was na później”.
• Przygotujcie gadżety — absolutne „must have”, sprawdzą się dwukrotnie — najpierw przyciągną uwagę, później będą prezentować Wasze logo w biurze innej firmy. Ważne! Im bardziej praktyczny gadżet, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że trafi w kosz… to znaczy, kąt. 😉

Jakie działania podjąć przed konferencją?

Niewątpliwie zakup biletów to jeden z pierwszych ważnych kroków w przygotowaniu się do konferencji. Jednakże mówi się, że kto ma informacje, ten ma władzę, dlatego też warto zagłębić się w temacie. Zanim przyjdziecie na event:

1. Sprawdźcie jakie firmy biorą udział w konferencji. Mogą to być partnerzy wydarzenia, przedsiębiorstwa, które tak jak Wy będą miały stoisko, czy po prostu Uczestnicy. Informacje można znaleźć m.in. na stronie internetowej oraz w social mediach danego eventu. Polecamy przejrzeć także posty na LinkedIn zawierające nazwę wydarzenia bądź często jego oznaczenie. W ten sposób dotrzecie do osób, które są zainteresowane aktywnym udziałem.

2. Zorientujcie się, które firmy/osoby to Wasi potencjalni klienci bądź partnerzy. Określcie konkretne osoby, z którymi możecie się spotkać i porozmawiać. Spróbujcie także, już przed wydarzeniem, napisać do takich osób na przykład na LinkedIn i umówić się na spotkanie podczas konferencji.

3. Jeśli dany event ma dedykowaną aplikację, pobierzcie ją z wyprzedzeniem. Sprawdźcie, czy i jak działa. Często aplikacje umożliwiają kontakt z Gośćmi wydarzenia, co jest sporym ułatwieniem w nawiązywaniu kontaktów. Starannie uzupełnijcie także swoje profile — w ten sposób możecie zainteresować innych, aby sami się do Was odezwali.

4. Poza nawiązywaniem relacji, konferencje to ogromne źródło wiedzy. Zweryfikujcie zatem, jakie prelekcje czy panele dyskusyjne Was interesują i zaznaczcie to w swoim harmonogramie, aby ich nie przegapić.

5. Wykorzystajcie pobyt w innym mieście. Jeśli w okolicy macie potencjalnych klientów bądź klientów, z którymi rozmowy się z różnych powodów urwały, niech konferencja stanie się okazją do odświeżenia relacji.

6. Wiecie, czym zajmujecie się na co dzień i co możecie zaoferować, jednakże przed konferencją warto określić co i jak chcecie przekazać, a także przygotować się na trudne pytania. Dzięki temu zniwelujecie poziom stresu podczas interakcji z uczestnikami, którzy mogą stać się waszymi klientami.

7. Informujcie o swojej obecności, nie tylko w social mediach, ale również w korespondencji z klientami, którzy także planują swój udział. Spotkanie na żywo to zawsze dobra okazja do zacieśniania relacji!

Co robić w trakcie konferencji?

Jesteście świetnie przygotowani technicznie i merytorycznie. W dniu konferencji pamiętajcie o tym, że reprezentujecie swoją firmę, zatem wymagany jest stosowny strój, który odda szacunek do firmy i innych Uczestników wydarzenia. Nie chodzi o to, abyście czuli się sztywno i nieswojo, zatem postawcie na smart casual look, który w środowisku biznesowym jest odbierany bardzo pozytywnie. Co jeszcze?

• Zachęcajcie do odwiedzenia Waszego stanowiska. Wykorzystajcie do tego przygotowane gadżety, uśmiechnijcie się i nie bójcie się „zagadać”. Najczęściej wystarczy zapytać „Jak mogę pomóc?” czy „Co sprowadza Cię na konferencję?”.
  
  Bądźcie zaangażowani w rozmowę i skupieni na rozmówcy. Rozglądanie się i nasłuchiwanie, o czym rozmawiają wasi współpracownicy, zdecydowanie nie pomoże. Starajcie się zadawać jak najwięcej pytań — to nie jest czas na prezentowanie oferty, a zbieranie kontaktów i informacji.
• Kiedy podchodzicie do innych stanowisk, pamiętajcie, żeby nie przerywać osobom, które już żywo ze sobą rozmawiają. Zwróćcie uwagę na „wolne” osoby i przywitajcie się. Najprawdopodobniej osoba ze stanowiska pierwsza zapyta czego poszukujecie, a jeśli nie, zacznijcie od przedstawienia się i przekazania informacji, w jakim celu pojawiliście się na konferencji.
• Pamiętajcie o wystąpieniach, które Was zainteresowały. Znajdźcie salę i uważnie słuchajcie, czerpcie wiedzę pełnymi garściami. A po zakończeniu pojawia się kolejna okazja do networkingu ze współuczestnikami: „Jak Ci się podobała prelekcja?”, „Co myślisz o…?”
• Umawiajcie spotkania, a przynajmniej wspomnijcie o nich. Każdy z Uczestników podczas eventu rozmawia z wieloma osobami, dlatego już teraz zaznaczcie sobie przestrzeń do rozmowy później.
• Zróbcie kilka zdjęć, które później będziecie mogli opublikować w social mediach, bądź wykorzystać w kontakcie z nowo poznanymi osobami, jako sposób rozpoczęcia rozmowy. 🙂

Jak pomnożyć korzyści z udziału w evencie, kiedy dobiegł końca?

Mamy to! Konferencja już za Wami, poznaliście mnóstwo wspaniałych ludzi. Rozdaliście gadżety i wizytówki. Możecie być z siebie dumni! Tylko czy na tym możecie zamknąć projekt pt. Konferencja? Możecie! Jednakże, aby zapewnić efekty i dopiąć to, co zaczęliście:

• Podsumujcie udział w konferencji w social mediach — najlepiej w ciągu 1-2 dni od jej zakończenia.
• Spróbujcie odnaleźć rozmówców na LinkedIn i skomentować ich publikacje dotyczące konferencji „Dzięki za rozmowę!”, „Twoje wystąpienie było świetne”. itd.
• Dodajcie rozmówców do sieci, z krótką wiadomością skąd się znacie i o czym rozmawialiście. A jeśli widzicie potencjał do współpracy — zaproponujcie spotkanie, na którym obie strony będą mogły przedstawić swoje „oferty”.
• Jeśli otrzymaliście wizytówkę, spotkanie zaproponujcie w wiadomości mailowej, to znacznie bardziej profesjonalne. Z kontaktem nie zwlekajcie dłużej niż tydzień od wydarzenia. Nie stresujcie się także, jeśli nie otrzymacie wiadomości zwrotnej po jednym dniu. Często „odkopywanie się” po konferencji jest bardziej czasochłonne niż po urlopie.

A jeżeli chcecie powierzyć firmie zewnętrznej przygotowania na konferencję branżową lub targi, a do tego szukacie wsparcia w przygotowaniu stoiska czy materiałów graficznych, zapraszamy Was na nasze bezpłatne wstępne konsultacje. Chętnie zajmiemy się całym procesem za Was!