W 2026 roku Krajowy Fundusz Szkoleniowy przeszedł sporą metamorfozę. Jeśli do tej pory myślałeś, że dofinansowanie szkoleń to temat tylko dla dużych firm albo wyłącznie dla etatów – mamy dobrą wiadomość! Od początku 2026 roku z KFS mogą skorzystać także osoby na umowach cywilnoprawnych i prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a priorytety wyraźnie kierują się w stronę kompetencji przyszłości: cyfrowych, AI i nowych technologii oraz niedocenianych kompetencji miękkich, które potrafią odwrócić los niejednej firmy. Zobacz, co dokładnie zmieniło się w KFS i na co warto zwrócić uwagę, planując szkolenia z dofinansowaniem.

Czym jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to środki finansowe wyodrębnione z Funduszu Pracy, przeznaczone na wsparcie kształcenia ustawicznego pracodawców oraz osób pracujących. Dofinansowanie może obejmować m.in. szkolenia, kursy, studia podyplomowe czy egzaminy potwierdzające kwalifikacje.

1. Rozszerzenie grupy beneficjentów KFS

Najważniejszą i najbardziej odczuwalną zmianą od 2026 roku jest rozszerzenie grupy osób, które mogą korzystać z dofinansowania KFS. Obecnie środki KFS mogą być przeznaczone na kształcenie:

• pracowników zatrudnionych na umowę o pracę,
• osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło),
• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) – również na własne kształcenie.

To oznacza, że KFS przestał być narzędziem skierowanym wyłącznie do klasycznych relacji pracodawca–pracownik, a stał się realnym wsparciem także dla mniejszych podmiotów i osób pracujących w elastycznych formach współpracy.

2. Kto może złożyć wniosek o środki z KFS w 2026 roku?

Wniosek o dofinansowanie składa pracodawca lub osoba prowadząca działalność gospodarczą, pod warunkiem że:

• prowadzi firmę lub działalność zarejestrowaną w Polsce i posiada numer NIP,
• nie przekroczyła limitu pomocy de minimis (300 000 euro w okresie 3 lat),
• opłacała składki na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku lub była z tego obowiązku zwolniona zgodnie z przepisami.

Zmiana nie dotyczy samych warunków formalnych, lecz jednoznacznego wskazania, że jednoosobowa działalność gospodarcza może być pełnoprawnym beneficjentem wsparcia z KFS.

3. Wysokość dofinansowania z KFS w 2026 roku

W 2026 roku zmieniły się także poziomy dofinansowania. Od teraz obowiązują następujące zasady:

• mikroprzedsiębiorstwa – do 90% kosztów szkolenia,
• małe, średnie i duże firmy – do 70% kosztów.

Limity finansowe:

• maksymalnie do 200% przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę,
• maksymalne dofinansowanie dla pracodawcy uzależnione od liczby zatrudnionych:
  • do 9 osób: 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia,
  • 10–49 osób: 8-krotność,
  • 50–249 osób: 12-krotność,
  • powyżej 249 osób: 14-krotność.

4. Nowe ogólnopolskie priorytety KFS na 2026 rok

Istotną zmianą od 2026 roku są priorytety wydatkowania środków, które przestają być określane wyłącznie na poziomie krajowym. Od tego roku dodatkowe priorytety są wybierane lokalnie – w województwach (do 3 priorytetów) oraz powiatach (1 priorytet). 

Wśród ogólnopolskich priorytetów znalazły się m.in.:

• rozwój kompetencji związanych z nowymi technologiami, procesami i narzędziami pracy ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, sztucznej inteligencji (AI) oraz tzw. kompetencji zielonych,
• wsparcie rozwoju kompetencji w zawodach deficytowych na poziomie powiatu lub województwa,
• poprawa zarządzania, komunikacji oraz budowanie bezpiecznego i inkluzywnego środowiska pracy,
• rozwój kwalifikacji w sektorze usług zdrowotnych, opiekuńczych oraz w przedsiębiorstwach społecznych.

Dla firm oznacza to, że szkolenia technologiczne, cyfrowe i rozwojowe są dziś znacznie łatwiejsze do uzasadnienia we wniosku o KFS.

Wojewódzkie i powiatowe priorytety wydatkowania środków różnią się, jednak najczęściej koncentrują się na dofinansowaniu kształcenia i rozwoju kompetencji w branżach kluczowych dla lokalnej gospodarki. W wielu województwach uwzględnia się również wsparcie osób powracających na rynek pracy po przerwie – na przykład po urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. Priorytetem, który szczególnie zwraca uwagę, jest wsparcie rozwoju umiejętności i wiedzy z zakresu postępowania w sytuacjach kryzysowych i obronności państwa. Jednak ten pojawia się tylko w kilku regionach. 

Lokalne priorytety są dostępne na stronach internetowych Wojewódzkich i Powiatowych Urzędów Pracy.

5. Obowiązek kontynuacji zatrudnienia lub działalności po szkoleniu

Do tej pory uczestnicy szkoleń musieli pozostać w zatrudnieniu do momentu zakończenia kształcenia. Od 2026 roku osoby korzystające z dofinansowania KFS muszą:

• pozostać w zatrudnieniu,
• świadczyć pracę,
• lub prowadzić działalność gospodarczą

przez co najmniej 3 miesiące po zakończeniu szkolenia. Ten warunek ma na celu zapewnienie, że środki KFS realnie wspierają rozwój kompetencji wykorzystywanych na rynku pracy i sprzyjają utrzymaniu zatrudnienia. 

6. Elektroniczne składanie wniosku

W 2026 roku wnioski o środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego mogą być składane wyłącznie elektronicznie. Znika dotychczasowa forma papierowa oraz mailowa. Wniosek należy złożyć w terminie naboru poprzez portal praca.gov.pl, korzystając ze wzoru zatwierdzonego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Dlaczego warto realizować szkolenia z KFS właśnie teraz?

Zmiany w KFS 2026 sprawiają, że fundusz jest:

• bardziej dostępny (JDG, umowy cywilnoprawne),
• lepiej dopasowany do realnych potrzeb rynku,
• nastawiony na rozwój kompetencji przyszłości,
• bezpieczniejszy formalnie – pod warunkiem dobrze przygotowanego wniosku.

Dobrze zaplanowane szkolenie i poprawnie złożony wniosek realnie zwiększają szanse na uzyskanie dofinansowania. 

Chcesz skorzystać z KFS w 2026 roku, ale nie wiesz, od czego zacząć? Pomożemy Ci dobrać szkolenie zgodne z aktualnymi priorytetami KFS, przygotować uzasadnienie i bezpiecznie przejść przez cały proces wnioskowania – od dokumentów po realizację szkolenia.

Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak zwiększyć swoje szanse na dofinansowanie!