Dofinansowanie szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego to realna szansa na rozwój kompetencji zespołu bez ponoszenia pełnych kosztów z własnego budżetu. Choć sam mechanizm KFS nie jest skomplikowany, wiele firm rezygnuje już na starcie, obawiając się formalności lub nie wiedząc, od czego zacząć. Dlatego pokazujemy jak krok po kroku uzyskać dofinansowanie do szkoleń z KFS – od momentu planowania szkoleń, aż po realizację i rozliczenie środków.

Czym jest dofinansowanie szkoleń z KFS?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to środki finansowe wyodrębnione z Funduszu Pracy, przeznaczone na wspieranie kształcenia ustawicznego pracodawców oraz osób pracujących. Dofinansowanie może obejmować m.in.: szkolenia i kursy,

• studia podyplomowe,
• egzaminy potwierdzające kwalifikacje,
• inne formy podnoszenia kompetencji.

Krok 1. Sprawdź, czy możesz skorzystać z KFS

Z dofinansowania KFS mogą skorzystać:

• pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę,
• osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło),
• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).

Wniosek o dofinansowanie składa pracodawca lub osoba prowadząca działalność gospodarczą, o ile spełnia warunki formalne (m.in. dotyczące pomocy de minimis i składek na Fundusz Pracy – dowiedz się więcej).

Krok 2. Sprawdź aktualny nabór w Powiatowym Urzędzie Pracy

Aby otrzymać dofinansowanie, należy:

• złożyć wniosek w Powiatowym Urzędzie Pracy właściwym dla siedziby firmy lub miejsca prowadzenia działalności,
• zrobić to w terminie trwania naboru ogłoszonego przez dany urząd.

Informacja o naborze pojawia się na stronie internetowej konkretnego PUP co najmniej 10 dni roboczych przed jego rozpoczęciem. Każdy urząd określa własny regulamin, terminy i wymagane dokumenty.

Krok 3. Określ potrzeby szkoleniowe i wybierz szkolenia

Przed złożeniem wniosku należy jasno zaplanować:

• jakie kompetencje chcesz rozwijać,
• jakie szkolenia będą realizowane,
• ilu uczestników weźmie w nich udział,
• w jakiej formie odbędą się szkolenia (stacjonarnie lub online w czasie rzeczywistym).

Na tym etapie konieczne jest uzyskanie oferty szkoleniowej i wybór konkretnego realizatora.

  Sprawdź naszą ofertę szkoleń)!

Krok 4. Sprawdź zgodność z priorytetami KFS

Każdy wniosek musi być zgodny z ogólnopolskimi priorytetami KFS, a także priorytetami wojewódzkimi lub powiatowymi, publikowanymi przez dany urząd pracy.

Wśród ogólnopolskich priorytetów znajdują się m.in.:

• rozwój kompetencji związanych z nowymi technologiami, procesami i narzędziami pracy,
• umiejętności cyfrowe, AI i kompetencje zielone,
• rozwój kwalifikacji w zawodach deficytowych,
• poprawa zarządzania, komunikacji i jakości środowiska pracy,
• wsparcie sektorów zdrowia, opieki oraz przedsiębiorstw społecznych.

Dopasowanie szkolenia do priorytetów znacząco zwiększa szanse na uzyskanie dofinansowania.

Krok 5. Przygotuj dane i dokumenty do wniosku

Przed wypełnieniem wniosku warto zebrać:

• podstawowe dane firmy (forma działalności, liczba pracowników),
• dane osób reprezentujących firmę i osoby do kontaktu,
• dane uczestników szkoleń,
• wymagane uzasadnienie potrzeby szkolenia,
• dokumenty dotyczące pomocy de minimis,
• program szkolenia, wzór zaświadczenia oraz dokumenty potwierdzające jakość realizatora (dostarczane przez firmę szkoleniową).

Krok 6. Zaloguj się do systemu i wypełnij wniosek online

Wniosek o dofinansowanie składa się elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.
Po zalogowaniu:

• wskazujesz osoby obsługujące wniosek,
• uzupełniasz formularz zgodnie z przygotowanymi wcześniej danymi,
• dodajesz wymagane załączniki.

Krok 7. Podpisz i złóż wniosek w terminie naboru

Po wypełnieniu formularza podpisujesz wniosek elektronicznie, a następnie składasz go w okresie trwania naboru. Wnioski złożone po terminie nie są rozpatrywane, dlatego warto przygotować dokumenty z wyprzedzeniem.

Co dzieje się po złożeniu wniosku?

Powiatowy Urząd Pracy analizuje wniosek w terminie określonym w regulaminie naboru. Urząd może wezwać do uzupełnienia dokumentów, wyjaśnień lub negocjacji zapisów wniosku. Po zakończeniu oceny otrzymujesz decyzję. 

W przypadku decyzji pozytywnej kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z urzędem pracy. Po podpisaniu umowy ustalasz harmonogram z realizatorem, a następnie rozpoczyna się realizacja szkoleń. Szkolenia są rozliczane zgodnie z warunkami umowy.

Ważne: pracodawca może opłacić fakturę dopiero po otrzymaniu środków z PUP, nie wcześniej.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Osoba korzystająca z KFS musi pozostać w zatrudnieniu, świadczyć pracę lub prowadzić działalność gospodarczą przez co najmniej 3 miesiące po zakończeniu szkolenia.

Chcesz przejść ten proces bez stresu?

Uzyskanie dofinansowania z KFS wymaga dobrej organizacji, dopasowania szkolenia do priorytetów i poprawnego przygotowania dokumentów. Pomagamy firmom na każdym etapie procesu – od wyboru szkolenia, przez wsparcie w przygotowaniu wniosku, aż po realizację i rozliczenie dofinansowania.

Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc Ci skutecznie pozyskać środki z KFS!